سه‌شنبه, 12 مهر 1401

مدیریت دانش در شرکت های بیمه

حسن یحیی زاده

ممکن است مشاهده کرده باشید که برخی از سازمان ها فقط به دلیل بهره برداری بهتر از منابع دانش خود بسیار جلوتر از سایرین هستند. این ماهیت اصلی فرآیندهای مدیریت دانش است. فرآیندهای مدیریت دانش به کسب، ایجاد، جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش در یک سازمان اشاره دارد. تمرکز آن بر ذخیره دانش، اغلب کارکنان و تجربیات آنها، در یک سازمان است و سپس به اشتراک گذاری و استفاده کارآمد از آن. این فرآیندها برای هر سازمانی برای حفظ مزیت رقابتی نسبت به سایرین برای رشد و پیشرفت ضروری است.

مدیریت دانش در شرکت های بیمه

ممکن است مشاهده کرده باشید که برخی از سازمان ها فقط به دلیل بهره برداری بهتر از منابع دانش خود بسیار جلوتر از سایرین هستند. این ماهیت اصلی فرآیندهای مدیریت دانش است. فرآیندهای مدیریت دانش به کسب، ایجاد، جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش در یک سازمان اشاره دارد. تمرکز آن بر ذخیره دانش، اغلب کارکنان و تجربیات آنها، در یک سازمان است و سپس به اشتراک گذاری و استفاده کارآمد از آن. این فرآیندها برای هر سازمانی برای حفظ مزیت رقابتی نسبت به سایرین برای رشد و پیشرفت ضروری است. این مقاله راهنمای کامل شما برای فرآیندهای مدیریت دانش خواهد بود.

مدیریت دانش به عنوان فرآیند تولید، توزیع، استفاده و مدیریت اطلاعات یک سازمان تعریف می شود. هدف از فرآیند مدیریت دانش، حفظ اطلاعات کارکنان و همچنین تجارب آنها در یک کسب و کار به منظور استفاده بهینه از آن دانش است. مدیریت صحیح دانش جمعی یک سازمان مزایای قابل توجه زیادی را برای کسب و کارها به ارمغان می آورد. مزایای اجرای بهترین شیوه های فرآیند مدیریت دانش شامل توانایی کسب و کارها برای ایجاد و حفظ مزیت رقابتی در صنعت خود است. دارایی های دانش به استراتژی مدیریتی خود نیاز دارند زیرا منبع تجاری ارزشمندی هستند. به این ترتیب، استفاده کارآمد از دانش جمعی در یک سازمان باید اولویت اصلی کسب و کار باشد.

فرآیند اصلی مدیریت دانش در شرکت های بیمه  شامل موارد زیر می باشد:

1. کسب: کسب دانش اولین گام سیستم های مدیریت دانش و راه حل هایی است که متخصصان کسب و کار باید در نظر بگیرند. کسب دانش از طریق دارایی های دانش یکی از روش های مولد در هر سازمانی است. نمونه ای از دارایی های دانش، دانش محصولات جدید با استفاده از یک رقیب تجاری است. نمونه دیگری از دارایی های دانش می تواند از طریق استفاده از داده های خام در راه حل های دانش برای رسیدگی به مشکلات مربوط به کسب و کار رخ دهد. کسب دانش موفق به در دسترس بودن و دسترسی به داده های صحیح متکی است. اگر داده ها نادرست باشند، دانش حاصل از آن نیز نادرست خواهد بود. در نتیجه، هر تصمیمی که مبتنی بر دانش نادرست باشد باعث شکست سازمان می گردد. به دلیل تأثیر دومینوی اطلاعات نادرست، کسب و کارها باید مطمئن شوند که دانش درون سازمانی دقیق و در دسترس است.  اطلاعات نادرست ممکن است منجر به کسب دانش نادرست و در نهایت منجر به تصمیم گیری نادرست شود.

2-  ذخیره سازی:  ذخیره سازی مناسب دانش برای هر راه حل مدیریت دانش موفقی که توسط یک کسب و کار استفاده می شود، کاملاً حیاتی است. ذخیره سازی دانش نه تنها به دنبال ایمن نگه داشتن دانش در یک سازمان است، بلکه وسیله ای برای سازماندهی داده ها است. همه مشاغل دارای داده ها و اطلاعات سازماندهی نشده مازاد هستند. سازماندهی دانش موفق به کسب و کارها کمک می کند تا از دانش مرتبط به نحو مطلوب استفاده کنند. یک مخزن دانش هم دانش موجود و هم دانش جدید را ذخیره می کند. نمونه ای از مخزن دانش می تواند یک دستگاه فناوری اطلاعات باشد که میزبان یک حوزه دانش خاص است. دانش سازماندهی شده موجود در مخزن امکان دسته بندی و سازماندهی دانش را فراهم می کند. در نتیجه سازماندهی و طبقه بندی که یک مخزن تامین کننده مدیریت دانش موفق تری است امکان پذیر است.

3-توزیع: توزیع موفقیت آمیز دانش برای بهترین شیوه های راه حل مدیریت دانش بسیار مهم است. توزیع دانش به کارکنان اجازه می دهد تا به اطلاعات درون سازمانی دسترسی داشته باشند. تبادل دانش به کارکنان این امکان را می­دهد که اطلاعات را در داخل سازمان به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، تبادل دانش می تواند اجازه دهد دانش به سازمان های دیگر منتقل شود. توزیع دانش می تواند شامل اشتراک دانش ضمنی و آشکار باشد. دانش صریح در دسترس است و عموماً به اشتراک گذاری و برقراری ارتباط آسان است. روش دیگر، دانش ضمنی مانند فرهنگ سازمانی از طریق اقدامات نشان داده می شود. ترکیب دانش آشکار و دانش ضمنی در یک سازمان به عنوان حافظه سازمانی شناخته می شود. متأسفانه، حافظه سازمانی یک کسب و کار ممکن است از بین برود. نمونه هایی از موقعیت هایی که حافظه سازمانی از بین می رود می تواند شامل مدیریت نامناسب اسناد یا مسائل مربوط به فناوری اطلاعات باشد. با در نظر گرفتن پیامدهای مرتبط با از دست دادن حافظه سازمانی، کسب و کارها باید به سرعت به مسائل مربوط به مدیریت داده و فناوری اطلاعات بپردازند. علاوه بر این، بهترین شیوه ها برای مدیریت داده و فناوری اطلاعات از اقدامات پیشگیرانه به جای واکنش پذیری پشتیبانی می کند.

استفاده از دانش: استفاده از دانش زمانی اتفاق می افتد که دانش موجود به کار گرفته شود. نمونه های استفاده از دانش اغلب در حین انجام کار و ابتکارات تصمیم گیری اتفاق می افتد. در چارچوب مدیریت دانش، یک روال به عنوان دانش تعبیه شده در فرآیندها، رویه ها، محصولات و قوانین تعریف می شود. روال برای هدایت رفتار آینده با یک سازمان استفاده می شود (اربن و همکاران[1]، 2021).

شکل 1: فرایند مدیریت دانش در سازمان

انواع دانش

هنگام بحث در مورد مدیریت دانش، در نظر گرفتن انواع مختلف دانش و نحوه اشتراک آنها در یک سازمان مفید است. پوشش های مدیریت دانش اطلاعات به طور کلی به دو نوع اصلی تقسیم می شوند:

1. دانش صریح: دانش و اطلاعاتی است که به راحتی قابل تدوین و آموزش باشد، مانند نحوه تغییر تونر در چاپگر و معادلات ریاضی.

2. دانش ضمنی: دانشی است که نحوه اجرای دانش صریح را به بهترین شکل توضیح می دهد. به عنوان مثال، بحث در مورد یک کار را با یک همکار با تجربه در نظر بگیرید. آنها ممکن است مراحل صریح را در مورد نحوه تکمیل کار ارائه دهند. اما آنها همچنین ممکن است از درک خود از موقعیت استفاده کنند تا گزینه های مختلف را در نظر بگیرند و بهترین رویکرد را برای شرایط خاص شما انتخاب کنند. کارمند با تجربه از دانش ضمنی خود برای بهبود نحوه عملکرد تیم استفاده می کند و به اشتراک می گذارد. در واقع  دانش ضمنی دانشی است که از طریق تجربه به دست می آید. بنابراین، به اشتراک گذاری آن با دیگران شهودی تر و کمتر آسان است. نمونه هایی از دانش ضمنی عبارتند از: دانش، تفکر نوآورانه، و درک زبان بدن.

در حالی که اجرای مدیریت دانش برای دانش ضمنی و ضمنی دشوارتر است، اما با وجود رویه‌های صحیح، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مرتبط در سراسر شرکت به اشتراک گذاشته می‌شود و با بازنشستگی یا ادامه کار کارکنان حفظ می‌شود. استفاده از تمام تخصص در شرکت شما به نفع کل کسب و کار است، ایجاد بهترین شیوه ها برای کارهای روزمره، بهبود آگاهی موقعیتی، توسعه شهود کارکنان برای اصلاح دوره ها، و افزایش ظرفیت سازمانی (ژی و همکاران[2]، 2018).

نمونه هایی از مدیریت دانش

بازنشستگی کارکنان: دانش و مهارت یک کارمند با گذراندن زمان با یک سازمان افزایش می یابد. در نتیجه، کارکنان معمولاً با انبوهی از تخصص بازنشسته می‌شوند که شرکت باید آن را با استفاده از فرآیندهای مدیریت دانش کارآمد به منظور کاهش اختلال و جلوگیری از شکاف دانش نیروی کار استخراج کند. این به معنای شناسایی و جمع آوری اطلاعات معنی دار است که باید توسط سازمان حفظ شود و تعیین بهترین رویکرد برای ذخیره و توزیع.

انتقال یا ارتقاء کارمند:هنگامی که کارکنان در یک شرکت موقعیت خود را تغییر می دهند، باید مهارت ها و تخصص های بیشتری را برای مطابقت با نقش جدید خود توسعه دهند. رویه های مدیریت دانش کارآمد، ارائه این اطلاعات را برای ایجاد یک انتقال یکپارچه از یک موقعیت به موقعیت دیگر ساده می کند(لی و همکاران[3]، 2019).

چرا مدیریت دانش برای سازمان ها مهم است؟

· مدیریت دانش مهم است زیرا کارایی توانایی تصمیم گیری سازمان را افزایش می دهد.

· با اطمینان از دسترسی همه کارکنان به تخصص کلی سازمان، نیروی کار باهوش‌تری ساخته می‌شود که قادر به تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه‌تر است و به نفع کل شرکت است.

· مدیریت دانش اجازه می دهد تا نوآوری در سازمان رشد کند، مشتریان از دسترسی بیشتر به بهترین شیوه ها بهره مند شوند و گردش مالی کارکنان کاهش یابد.

· اهمیت مدیریت دانش هر سال در حال افزایش است. همانطور که بازار رقابتی تر می شود، یکی از بهترین راه ها برای جلوتر ماندن از منحنی این است که سازمان خود را به شیوه ای هوشمند و انعطاف پذیر بسازید. شما باید توانایی تشخیص مسائل را از راه دور داشته باشید و بتوانید به سرعت به اطلاعات و نوآوری های جدید پاسخ دهید.

· ادغام یا اکتساب می‌تواند نیاز به کدگذاری دانش و تشویق تیم‌ها برای به اشتراک گذاشتن تخصص خود را تحریک کند.

· بازنشستگی قریب الوقوع کارکنان کلیدی می تواند نشان دهنده نیاز به کسب دانش آنها باشد.

· 52 درصد از پاسخ دهندگان در نظرسنجی جهانی روند سرمایه انسانی 2021 دیلویت، حرکت نیروی کار را به عنوان نیروی محرکه توسعه فعالانه استراتژی های مدیریت دانش بیان کردند.

هر دلیلی که باشد، پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریت دانش مزایای ملموسی را ارائه می‌دهد که ارزش را به همراه دارد. تحقیقات نشان می دهد که مدیریت دانش به طور مثبت بر قابلیت های پویا و عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد.(لیو و وانگ[4]، 2022)

مزایای مدیریت دانش

نظرسنجی از بیش از 286 نفر که در زمینه مدیریت دانش در طیف وسیعی از صنایع، مکان‌ها و اندازه‌های شرکت کار می‌کنند، نشان می‌دهد که مهمترین مزایا عبارتند از:

· کاهش زمان برای یافتن اطلاعات

· کاهش زمان برای توانمند شدن کارکنان جدید

· کاهش هزینه های عملیاتی

· بهبود رضایت مشتری

· نسبت برد / باخت پیشنهاد بهبود یافته است

· تبدیل مدیریت دانش به بخش مهمی از رویکرد رهبری یک شرکت، نیروی کار ساده‌تری را با کارکنانی سریع‌تر و آگاه‌تر ایجاد می‌کند که تجربه بهتری را برای مشتریان فراهم می‌کند.

· مدیریت دانش یک ابزار حیاتی برای هر شرکتی است که می خواهد سود نهایی و سهم بازار خود را افزایش دهد.

·  مطالعات تخمین می‌زنند که بهبود دسترسی کارکنان به اطلاعات و ابزارها می‌تواند به ازای هر 4000 کارمند، ماهیانه 2 میلیون دلار صرفه‌جویی کند (اوزکان و همکاران[5]، 2019).

نمونه هایی از سیستم های مدیریت دانش عبارتند از:

پایگاه داده بازخورد - همه افراد درگیر در یک محصول، از طراحان گرفته تا فروشندگان و مشتریان، می توانند بازخورد خود را با سازمان به اشتراک بگذارند. همه ذینفعان می توانند به بازخورد دسترسی داشته باشند و بنابراین به سرعت تغییرات اساسی را با اطلاعات بهتر انجام دهند.

فایل‌های تحقیقاتی - در توسعه پروژه‌ها و ایده‌ها، یک شرکت تحقیقات بازار و مصرف‌کننده را انجام می‌دهد تا مشخص کند چه چیزی مورد نیاز است، چه جایگاه‌هایی هنوز در بازار پر نشده‌اند، و چه روندهایی را می‌توان پیش‌بینی کرد. سپس فایل‌ها در سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند تا همه بخش‌ها از تحقیقات انجام‌شده بهره ببرند.

فایل های پروژه به اشتراک گذاشته شده - این سیستم امکان همکاری و کار تیمی بیشتر را به خصوص در فواصل مختلف فراهم می کند.

طرح مدیریت دانش در شرکت پارسیان ، با هدف ایجاد حافظه دانش سازمانی و رویه‌هایی برای اخذ به‌هنگام دانش کارکنان در حین فرآیندهای کاری طراحی و اجرا در اداره دانش اجرا خواهد شد. این طرح شامل مجموعه‌ای از راه‌حل‌های فرهنگ‌سازی است که پرسنل را نسبت به تسهیم دانش ترغیب نموده  و نحوه ارائه و ثبت انواع دانش را به آن‌ها می‌آموزد. در این طرح، فرآیندهای متناسبی برای نهادینه‌سازی فعالیت‌های مدیریت دانش اجرا و فعالیت‌هایی در زمینه تدوین رویه‌ها و ساختارهای متناسب در سازمان انجام می‌شود.  

شکل 2: مدل دانش سازمان بهره‌وري آسيا (APO)

متدولوژی مورد استفاده در طرح مدیریت دانش ترکیبی است از مدل‌های پایه‌ای نظیر مدل نوناکا و تاکوچی و مدل‌های مطرح استقرار مدیریت دانش در دنیا نظیر چارچوب مدیریت دانش سازمان بهره‌وی آسیا (APO) و سازمان بهره‌وری و کیفیت آمریکا. در این متدولوژی سعی می گردد تا با توجه به فرآیند‌های تبدیل دانش آشکار به ضمنی و بالعکس در مقیاس‌های فردی، جمعی و سازمانی و همچنین چرخه‌های درونی و بیرونی مدل پایه‌های ساختمان مدیریت دانش، ابتکاراتی بر اساس مدل سه ستونی مدیریت دانش (فرهنگ، ساختار و تکنولوژی) ایجاد و برای پشتیبانی از فرآیندهای مذکور به کار گرفته شود. به عبارت دیگر راه‌حل‌های مختلف در سه حوزه اصلی فرهنگ، ساختار و تکنولوژی (افراد، فرآیند، رهبری و تکنولوژی)، به‌ منظور پشتیبانی فرآیندهای تبدیل دانش آشکار به ضمنی و بالعکس در سه سطح فردی، جمعی و سازمانی ایجاد شده است. این اداره طرح جامع مدیریت دانش را در ۷ فاز اجرایی شامل: تشکیل تیم اجرایی پروژه، سنجش بلوغ مدیریت دانش و استخراج درخت فیلدهای دانشی، طراحی ساختار سازمانی و رویه‌های مدیریت دانش، فرهنگ‌سازی و آموزش برای ثبت، تسهيم و اخذ دانش، تشکیل و راهبری انجمن‌های خبرگی، طراحی و تدوین روش اجرایی مدیریت دانش پروژه‌ و نصب و استقرار نرم‌‌افزار جامع مدیریت دانش، در دستور کار قرار داده است.

منابع

Li, J., Li, Y., Yu, Y., & Yuan, L. (2019). Search broadly or search narrowly? Role of knowledge search strategy in innovation performance. J. Knowl. Manag., 23(5),

Liu, Y., & Wang, M. (2022). Entrepreneurial orientation, new product development and firm performance: the moderating role of legitimacy in Chinese

Ozkan-Canbolat, E., & Beraha, A. (2019). Evolutionary stable strategies for business innovation and knowledge transfer. International Journal of Innovation

Urban, B., & Van der Putten, W. F. (2021). The importance of e-commerce adoption to boost small enterprise growth in the South African tourism industry.

Xie, X., Zou, H., & Qi, G. (2018). Knowledge absorptive capacity and innovation performance in high-tech companies: a multi-mediating analysis. J. Bus. Res.,

 

امتیاز :  ۰ |  مجموع :  ۰

برچسب ها
    6.0.15.0
    V6.0.15.0